Schritt 1
Bestandsaufnahme
Wo entstehen Routinen und Rückstände? Wir sprechen mit den Ämtern, nicht nur mit der IT.
Ausgangslage
Nicht „Dürfen wir KI?“, sondern „Wofür genau – und unter welchen Bedingungen?“
Die Frage nach KI wird in Verwaltungen meist zu groß gestellt. Eine Antwort auf „Dürfen wir KI einsetzen?“ gibt es nicht – wohl aber auf „Dürfen wir Anfragen aus dem Bürgerbüro vorsortieren lassen?“.
Wir beginnen deshalb beim konkreten Vorgang und klären daran, was zulässig, was sinnvoll und was schlicht nicht den Aufwand wert ist.
- Erfahrung
- Kommunale Projekte seit über 25 Jahren – wir kennen die Rahmenbedingungen
- Rechtsrahmen
- DSGVO, EU AI Act, Aktenführung und Transparenzpflichten von Anfang an mitgedacht
- Technik
- EU-gehostete oder lokal betriebene Modelle, wo personenbezogene Daten im Spiel sind
- Vorgehen
- Abgegrenzter Pilot statt Digitalisierungsprogramm auf Papier
Wir beraten technisch und organisatorisch; die rechtsverbindliche Bewertung trifft Ihre Rechtsaufsicht.
Wo KI in der Verwaltung trägt
Vier Felder mit realistischem Nutzen
Auskunft für Bürgerinnen und Bürger
Eine Suche, die Fragen in Alltagssprache aus Satzungen, Formularen und Merkblättern beantwortet – und entlastet damit das Telefon im Amt.
Interne Recherche
Beschäftigte finden in Dienstanweisungen, Protokollen und Vorschriften die relevante Stelle, statt sich durch Ordner zu arbeiten.
Texte vorbereiten
Entwürfe für Standardschreiben, Zusammenfassungen und Protokolle – die inhaltliche Verantwortung bleibt beim Sachbearbeiter.
Barrierefreiheit & Leichte Sprache
Bestandsinhalte in verständliche Fassungen bringen – ein Pflichtthema, das ohne Unterstützung kaum zu schaffen ist.
Unsere Beratung
Von der Anwendungsfall-Suche bis zur Dienstanweisung
Wir liefern nicht nur Technik, sondern auch die organisatorische Einbettung.
Anwendungsfall-Workshop
Gemeinsam mit den Fachämtern: Wo kostet Routine heute die meiste Zeit?
Prüfung des Rechtsrahmens
Datenschutz, Aktenführung, Transparenz und Mitbestimmung – geklärt, bevor gebaut wird.
Pilot mit echten Daten
Ein abgegrenztes Vorhaben mit messbarem Ziel statt eines Konzepts ohne Praxisbezug.
Leitlinie & Einweisung
Eine verständliche Regelung, wie Beschäftigte KI nutzen dürfen – und wie nicht.
KI-Suche für Websites
Der häufigste erste Anwendungsfall: Bürgerauskunft aus eigenen Inhalten.
Ansehen →KI & Barrierefreiheit
Der zweite: Alternativtexte und Leichte Sprache im Bestand aufarbeiten.
Ansehen →So gehen wir vor
Vier Schritte – vom Gespräch zur belastbaren Regelung
Schritt 2
Rahmen klären
Welche Daten dürfen verarbeitet werden, wo müssen sie liegen, wer trägt die Verantwortung?
Schritt 3
Pilot durchführen
Ein Anwendungsfall, echte Daten, messbares Ergebnis – und die Freiheit, abzubrechen.
Schritt 4
Regeln & einführen
Dienstanweisung, Schulung und klare Zuständigkeiten, damit der Einsatz Bestand hat.
Was kostet das?
Beratung nach Umfang – häufig förderfähig
Für Kommunen und öffentliche Träger klären wir vorab, welche Vergabeform passt.
nach AufwandWorkshop & Analyse
Anwendungsfälle finden und Rechtsrahmen klären – der Einstieg.
nach AufwandPilotprojekt
Abgegrenzte Umsetzung mit echten Daten und messbarem Ziel.
förderfähigProgramme prüfen
Je nach Träger kommen Förderprogramme für Digitalisierungsvorhaben infrage.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet – zu KI im Amt
Dürfen wir KI überhaupt einsetzen?
Pauschal lässt sich das nicht beantworten – es hängt vom konkreten Vorgang und den verarbeiteten Daten ab. Genau deshalb beginnen wir beim Anwendungsfall und nicht beim Werkzeug. Die rechtsverbindliche Bewertung trifft Ihre Rechtsaufsicht; wir liefern die fachliche Grundlage.
Was ist mit personenbezogenen Daten?
Wo sie im Spiel sind, setzen wir auf EU-gehostete oder lokal betriebene Modelle – und prüfen zuerst, ob die Aufgabe auch ohne personenbezogene Daten lösbar ist.
Wie passt das zur Aktenführung?
KI-Unterstützung ändert nichts an der Aktenrelevanz: Was zum Vorgang gehört, gehört in die Akte. Wir klären im Vorfeld, an welcher Stelle Ergebnisse dokumentiert werden.
Wer haftet, wenn ein Bescheid falsch ist?
Die Verwaltung – wie bisher. Deshalb bauen wir KI nur als Zuarbeit: Entwürfe, Vorschläge, Recherchehilfe. Die Entscheidung und ihre Begründung bleiben beim Menschen.
Müssen wir das ausschreiben?
Das hängt von Umfang und Ihrem Vergaberecht ab. Wir klären mit Ihnen vorab, welche Vergabeform passt, statt Sie in ein Verfahren laufen zu lassen, das später nicht trägt.
Erst der Vorgang, dann das Werkzeug
Erzählen Sie uns, welche Routine in Ihrem Haus die meiste Zeit kostet – wir sagen Ihnen ehrlich, ob KI dort zulässig und sinnvoll ist.