Schritt 1
Prozess aufnehmen
Einmal mitlaufen: Wer macht was, wie oft, mit welchem Zeitaufwand?
Ausgangslage
Die teuerste Automatisierung ist die, der niemand traut
Automatisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass niemand den Ergebnissen traut – und deshalb doch alles nachkontrolliert wird.
Deshalb entwerfen wir jeden Ablauf mit einem definierten Prüfschritt: klar, wer wann was prüft, und was passiert, wenn das System sich unsicher ist.
- Kandidaten
- Abläufe, die oft vorkommen und klar beschreibbar sind
- Prüfschritt
- Definiert statt improvisiert – inklusive Regelung für Zweifelsfälle
- Anbindung
- An vorhandene Systeme statt daneben eine zweite Insel
- Erfolgsmaß
- Ein messbares Ziel je Prozess, an dem das Vorhaben scheitern darf
Bei einem Vorgang pro Woche rechnet sich Automatisierung meist nicht – das sagen wir vorher.
Wo es sich lohnt
Vier Abläufe, die fast überall Zeit fressen
Dokumente auslesen
Rechnungen, Lieferscheine und Formulare werden gelesen und die Daten übernommen – statt abgetippt.
Anfragen vorsortieren
Eingehende E-Mails werden nach Thema und Dringlichkeit zugeordnet, damit nichts liegen bleibt.
Texte vorbereiten
Standardschreiben, Zusammenfassungen und Protokolle im Entwurf – die Freigabe bleibt beim Menschen.
Daten übertragen
Wiederkehrende Übertragungen zwischen Systemen, die heute Copy-and-paste sind.
Unsere Leistung
Vom Ablauf auf Papier zum laufenden Prozess
Wir schauen uns an, wie es heute wirklich läuft – nicht wie es dokumentiert ist.
Prozessaufnahme
Wir begleiten den Ablauf einmal komplett und messen, wo die Zeit tatsächlich hingeht.
Wirtschaftlichkeit prüfen
Was kostet der Ablauf heute, was würde die Automatisierung kosten – und was bleibt an Prüfaufwand?
Umsetzung mit Prüfschritt
Der Ablauf wird gebaut, inklusive klarer Regelung für Zweifels- und Fehlerfälle.
Anbindung an Bestandssysteme
ERP, Warenwirtschaft oder DMS – Automatisierung soll keine zweite Insel schaffen.
KI-Beratung für KMU
Vorab klären, welcher Prozess überhaupt der richtige Kandidat ist.
Ansehen →TYPO3-Extensions
Wenn die Automatisierung in Ihrer Website andocken muss.
Ansehen →So gehen wir vor
Vier Schritte – mit Abbruchmöglichkeit nach Schritt zwei
Schritt 2
Rechnen
Aufwand gegen Nutzen – inklusive des Prüfaufwands, der bleibt.
Schritt 3
Pilot bauen
Ein Ablauf, echte Daten, messbares Ziel – parallel zum bisherigen Weg.
Schritt 4
Umstellen & einweisen
Erst wenn der Pilot trägt, wird umgestellt – mit Schulung und klaren Zuständigkeiten.
Was kostet das?
Nach Komplexität des Prozesses
Ein klar beschriebener Ablauf mit sauberen Daten ist deutlich günstiger als ein gewachsener Sonderfall.
nach AufwandProzessaufnahme & Rechnung
Der Einstieg: verstehen, messen und ehrlich kalkulieren.
nach AufwandUmsetzung
Pilot und Rollout, kalkuliert nach Umfang und Anbindungstiefe.
förderfähigÜber Distral & Co.
Digitalisierungs- und KI-Vorhaben sind je nach Programm bezuschussbar.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet – zur Prozessautomatisierung
Was passiert, wenn die KI etwas falsch ausliest?
Deshalb der Prüfschritt: Bei Unsicherheit landet der Vorgang bei einem Menschen statt automatisch weiterzulaufen. Wo diese Schwelle liegt, legen wir gemeinsam fest.
Verlieren Mitarbeitende dadurch ihre Arbeit?
In der Praxis fällt selten eine Stelle weg – es fällt die stumpfeste Arbeit weg. Wir empfehlen, das im Team offen zu besprechen, bevor das Projekt startet; verschwiegene Automatisierung scheitert am Widerstand.
Funktioniert das mit unserem ERP?
In der Regel ja, sofern es eine Schnittstelle gibt. Was möglich ist und mit welchem Aufwand, klären wir in der Prozessaufnahme.
Ab welchem Volumen lohnt es sich?
Faustregel: Der Ablauf sollte täglich oder zumindest mehrmals wöchentlich vorkommen und klar beschreibbar sein. Bei Einzelfällen ist Handarbeit günstiger.
Wer haftet für die Ergebnisse?
Ihr Haus – wie bisher. Deshalb bauen wir den Prüfschritt an die Stelle, an der die Verantwortung tatsächlich liegt, statt ihn wegzurationalisieren.
Erst messen, dann automatisieren
Zeigen Sie uns einen Ablauf, der täglich Zeit kostet – wir rechnen ehrlich durch, ob sich Automatisierung dort lohnt.