Pfarrei St. Hildegard – St. Michael: acht Standorte, eine IT

Die Pfarrei ist aus der Fusion von St. Hildegard und St. Michael entstanden. Mit den Aufgaben wuchs das Personal, und mit dem Personal die Anforderungen an die IT: acht Standorte, gemeinsame Datenhaltung mit Zugriff für alle, Einbindung mobiler Clients, Teamarbeit und Projektabstimmung. Seit 2012 begleiten wir den Pfarrverbund auf diesem Weg.

Gesucht war ein System, das all das zusammenführt: Die Telefonanlage spricht mit dem Kalender, die Webseite holt sich ihre Daten selbst, damit nichts doppelt gepflegt werden muss, und die Mitarbeitenden haben jederzeit Zugriff auf die wichtigen Dateien – bei Bedarf direkt am Termin hinterlegt und mit dem Smartphone synchronisiert. Das Ganze verschlüsselt und sicher.

Die Pfarrbüros verwalten Termine und Dateien seither an einer zentralen Stelle und telefonieren intern kostenlos – die Telefonkosten sind dadurch drastisch gesunken. Termine und E-Mails werden mit EGroupware direkt im Browser bearbeitet.

Ein Detail mit großer Wirkung: Über eine TYPO3-Schnittstelle werden die Gottesdiensttermine aus der EGroupware-Umgebung automatisch auf der Gemeindewebseite veröffentlicht. Die Seite zeigt damit immer die aktuellen Gottesdienstzeiten, ohne dass jemand sie doppelt eintragen muss.